上一篇文章中我们讲了新手使用Excel过程中的三个陷阱，接着我们继续讲另外三个使用陷阱。

第四个陷阱：分裂表格

什么叫“分裂表格”？其实就是字面上的意思—本来数据源的数据记录应该是连续的没有空档的，但是被人为地加入空行分隔开了。

按照人的思维来看，插入空行并添加一些标记信息没什么问题，甚至会觉得这样的逻辑更清晰。但是，请注意，这是数据源，对于Excel来说，这就是增加了空单元格，反而破坏了数据的连续性和字段属性。如下图就是典型的分裂表格：

我们可以看到，红色方框部分就是人为的分裂表格。而且，“序号”字段的属性也被破坏了（本应该只有序号数字，但是却出现了“班别”的数据）。

这样做带来的后果就是做数据分析的时候无从下手：数据透视表没法按照班别的维度呈现分析报告，用函数来处理数据也变得异常复杂。

而正确的做法应该是增加一个字段“班别”，如下图：

这样我们再做数据分析报表的时候就要简单百倍。

第五个陷阱：数字文本化

在Excel中，数字默认是属性是数值，是可以进行数学运算的。而文本（如，“a”，“b”，“c”）在做数学运算的时候只能“计数”。

如果原本应该是数值的数字被文本化了，那就失去了进行数学运算的能力，这会让后续的数据分析带来很多麻烦。

常见的陷阱，就是用大写或者小写的中文数字代替了阿拉伯数字，如下：

红框中的内容是实打实的文本，根本无法进行求和，求平均数等数学运算。正确的做法，当然是全部用阿拉伯数字。

有些特殊的场景，我们的确需要用大写/小写中文数字的，比如发票打印，合同打印。这时候我们也可以通过设置单元格数字格式的方法来呈现大写/小写中文数字，而不影响数字的数值属性。

关于单元格格式，可以理解为给单元格的数据进行“化妆”，可以化妆成不同的外观，但是并不影响单元格内容的本质和属性。

所谓空格对齐，就是在单元格中强行加入空格，用于进行数据对齐。对于非强迫症用户，一般不会有这种操作。但是我也确实见过真有人这么做的。如下图：

上图中，操作者为了左右对齐姓名，加入空格强行对齐了文本，而且我们还不容易知道到底加入了几个空格。

这样做带来的问题主要有两个：

还是效率。要是有100个人的名字，那得花多少时间去加空格对齐啊？不言而喻。
函数引用出错。假如要使用VLOOKUP，XLOOKUP，SUMIFS，AVERAGEIFS等函数计算“程亮”的分数的时候，会返回“错误”代码。因为，对于Excel来说，“程亮”和“程亮”是完全不同的两串字符（我们看不见空格，但是空格也是字符）。

正确的做法，不是用空格对齐，而是设置单元格的对齐方式为“分散对齐”，如下：

这样既能对齐，又不会影响函数引用。

PS: 看到这里，可能有小伙伴心里一惊：我在Word中就是用空格来缩进和对齐的，会不会有什么问题？如果你有这样的困扰，欢迎留言/评论。有需要的话我另外写一篇文章或者录个视频来讲Word中正确高效的对齐方法。

好了，上面就是初学者容易掉坑的6个陷阱。

希望你看了之后能避开这些陷阱，创建规范简洁的数据源，提升Excel工作效率，把时间花到更有意义的事情上。