1、为啥要用邮件沟通

• 更加正式的沟通记录
• 历史内容可以保存可以追溯
• 强商业效力，一般的聊天工具的沟通记录无法作为商业或法律证物
• 法律效力，普通IM工具取证困难，邮件记录可以被当做法律文书证物

2、不同场景发送邮件的正式姿势

• 会议纪要

收件人：所有参会人员

抄送人：无

发送内容：1、确认内容；2、相应任务及分配责任人和时限安排

• 召开小组开发会议通知

收件人：小组所有成员

抄送人：你的上级主管领导

发送内容：1、会议主题；2、会议议程

• 行业峰会邀请函

收件人：可以是自己

抄送人：无

密送人：参加行业峰会的所有邀请对象

发送内容：1、会议主题；2、会议嘉宾和相关演讲主题；3、会议议程安排

目的：保护隐私、单独回复避免回复全部

3、邮件格式和内容的标准

• 邮件主题：内容的精华【事情、时间、地点】

• 邮件内容的标准格式：称谓、内容和签名

• 针对不同的邮件对象，发送的签名可以设置不同的格式的有随意场合、简单商务场合以及负责个人场合。尽量设置好的签名就不要随意改动了。

4、职场邮件潜规则和小技巧

• 内容结构如果不能像工作任务完成汇报那样一条一条的进行罗列，就采用概述，详述和总结的3段式的内容也能让收件者获得非常好的读信体验。

• 如果邮件中有附件，就把附件内容进行截图插入到邮箱内容中当做预览使用，现在移动设备发达很多时候都是手机接收邮件，附件很多情况都不发直接通过手机查看，所以以图片预览的方式插入正文是比较好的方式。

• 汇报工作内容尽量以被动格式来陈述，更好表现人物的中性及状况。避免过多的使用第一人称“我”、“我们”，因为在读信者看来是在过多的表现自我，邮件是一件正事和商务的事，避免掺杂过多个人情感和情绪因素在内容中。

• 一封邮件不要把2件毫无关系的事情一起发送，一来不方便追溯事件的时候通过主题检索，二来不便于收件箱的管理，在抄送转发的时候也容易牵扯到一些无关的机密泄漏。
• 在日常邮件交流中也会有一些缩写“暗语”也可以提前了解一下。

• 写邮件前的好习惯，思考一下发送对象是谁，针对不同的角色思考要发送的内容重点以及优先级